Wat is Secretaressedag?
Op Secretaressedag besteden we jaarlijks extra aandacht aan alle secretaresses en andere administratieve ondersteuners op kantoor. Op deze bijzondere dag in het jaar worden alle secretaresses in het land extra in het zonnetje gezet, maar dat is zeker niet het enige doel van deze dag. De dag is namelijk ook bedoeld om het secretaresse vak een beter imago te geven. Juist op deze dag wordt de waarde van alle administratieve medewerkers in organisaties benadrukt. Deze speciale dag valt ieder jaar op de derde donderdag van de maand april. Alhoewel het een jaarlijks terugkerende dag is, wordt het niet gezien als een officiële feestdag en er wordt dus ook geen vrijaf voor gegeven. Wel is er, afhankelijk van het bedrijf en de leidinggevenden, ruimte voor speciale vieringen en uitjes.
Wat is de origine van Secretaressedag?
Secretaressedag is ontstaan in Amerika. Daar wordt deze dag ook wel Administrative Professionals’ Day of Secretaries’ Day genoemd. Deze speciale dag is eigenlijk begonnen als National Secretaries Week in 1952, waarbij 4 juni werd aangemerkt als National Secretaries’ Day. Sinds die tijd is er flink geschoven met de data en de titel van deze speciale dag en week en sinds 2000 wordt deze speciale week ook wel Administrative Professionals Week genoemd om al het ondersteunende kantoorpersoneel in het zonnetje te kunnen zetten.
Amerika is zeker niet het enige land waar Secretaressedag wordt gevierd. Ook in Canada, Hong Kong, Maleisië, Nieuw-Zeeland, Australië, Zuid-Afrika, Groot-Brittannië en Ierland wordt Secretaressedag gevierd. De datum van de dag en de manier waarop Secretaressedag wordt vormgegeven, varieert nog wel eens per land. Het thema, extra aandacht van de administratieve ondersteuners van het bedrijf, staat echter overal centraal tijdens Secretaressedag.
Secretaressedag werd voor het eerst in ons land geïntroduceerd op 20 april 1989. Toen werd het nog gevierd onder de titel Secretaries’ Day in het blad Secretaresse Magazine, in samenwerking met Schoevers, Fleurop, Bloemenbureau Holland en StarJob Secretaresse Uitzendbureau. Sinds die tijd wordt Secretaressedag jaarlijks op de derde donderdag van de maand april in de gehele Benelux gevierd. Het verschilt wel per bedrijf hoeveel aandacht er wordt besteed aan deze dag.
Wat zijn secretaresses?
Alhoewel elk standaard middelgroot bedrijf enkele administratieve medewerkers in dienst heeft, is het beroep secretaresse toch nog enigszins onderbelicht en vaak ondergewaardeerd. Een nationale Secretaressedag is natuurlijk een mooi begin van waardering voor deze specifieke functie, maar het helpt ook zeker voor de waardering om te begrijpen hoe belangrijk een secretaresse is in een organisatie (buiten deze speciale Secretaressedag om). Wat doet een secretaresse nu precies? Een secretaresse is vaak in dienst als ondersteuner van een specifieke functionaris of afdeling in het bedrijf. Dit houdt in dat een secretaresse vaak bepaalde werkzaamheden uit handen neemt van een, vaak hooggeplaatste, leidinggevende die het te druk heeft om deze taken zelf uit te voeren. Soms betreft het hier ook een politicus, ambtenaar, arts, advocaat of iemand met een soortgelijke verantwoordelijke functie.
De werkzaamheden van de secretaresse bestaan vaak uit het ondersteunen en organiseren van het werk van de leidinggevende. Dit kan natuurlijk op diverse manieren worden vormgegeven. De secretaresse beantwoordt vaak de telefoon, e-mail en de post van de baas. Daarnaast is het bijhouden van de agenda inclusief afspraken een belangrijke taak en wordt de administratie goed bijgehouden en de documenten gearchiveerd. Ook het contact met eventuele cliënten en patiënten loopt vaak via de secretaresse. Wanneer het nodig is zal de secretaresse ook bijeenkomsten en vergaderingen organiseren en hierbij aanwezig zijn om te notuleren.
Vanwege de grote diversiteit in taken en bedrijven waar secretaresses werkzaam zijn, zijn er ook diverse titels voor secretaresses. Zo zijn er bijvoorbeeld afdelingssecretaresses, managementassistentes, junior secretaresses, office managers en directiesecretaresses. Een persoon met de werkzaamheden van een secretaresse is niet altijd noodzakelijkerwijze een vrouw. Wanneer een man deze positie in het bedrijf inneemt wordt de functie vaak aangeduid als secretariaatsmedewerker. Dit moet vooral niet worden verward met de administratief of secretarieel medewerkers: dit zijn namelijk de personen die extra ondersteuning bieden aan de secretaresses binnen een bedrijf en de eenvoudige taken uit handen nemen. Toch zijn de meeste secretaresses in ons land nog steeds vrouw. Op Secretaressedag worden alle secretaresses, dus ook de secretariaatsmedewerkers, in het zonnetje gezet.
Hoe word je een secretaresse?
Vanwege de grote diversiteit aan taken in het takenpakket van de secretaresse is een gedegen vooropleiding en voorbereiding eigenlijk wel nodig. Er is geen specifiek eisenpakket waar de ‘standaard’ secretaresse aan moet voldoen. Elk bedrijf heeft andere wensen en elke functie komt met andere verantwoordelijkheden. Toch zijn er enkele opleidingen die je voorbereiden op de secretariële werkzaamheden. Zo kun je de MBO opleiding tot medische secretaresse, directie secretaresse of juridisch secretaresse volgen of een HBO opleiding tot Office Management met een specialisatie in medisch secretariaat of juridisch secretariaat. Tijdens deze opleidingen leren de studenten de basisvaardigheden voor het secretariële werk en ligt er een nadruk op de specifieke vakgebieden. Zo leren medisch secretaresses bijvoorbeeld de benodigde vakkennis om bij een medische instantie aan het werk te gaan. Bij de opleiding tot juridisch secretaresse wordt een sterke nadruk op het juridisch jargon en het juridisch systeem gelegd zodat een secretaresse goed haar draai weet te vinden in de organisatie. Zo wordt nog maar eens duidelijk hoe divers het vak van secretaresse is en hoeveel verantwoordelijkheden en kennis een secretaresse heeft. Geen wonder dus dat we juist de secretaresses jaarlijks in het zonnetje zetten tijdens Secretaressedag.
Hoe vier jij Secretaressedag?
Alhoewel Secretaressedag een jaarlijks terugkerende feestdag is, verschilt het per bedrijf hoeveel aandacht eraan wordt besteed. In sommige organisaties worden secretaresses volop in het zonnetje gezet op Secretaressedag en wordt er een etentje met de baas georganiseerd of op gebak getrakteerd op kantoor. Een kleine attentie wordt vaak wel geregeld en daarmee wordt benadrukt dat de secretaresse wordt gewaardeerd en de werkzaamheden en de taken op waarden worden geschat. Deze attentie voor Secretaressedag kan natuurlijk van alles zijn. Veel werkgevers kiezen voor een traditionele bos bloemen of een attentie in de vorm van een doos met luxe chocolaatjes. Er zijn echter nog veel meer leuke ideeën voor deze jaarlijkse attentie voor de secretaresse op Secretaressedag. Geef bijvoorbeeld een leuke attentie voor op kantoor cadeau, zoals een thermosfles, een herbruikbare koffiebeker of een voetensteun. Deze attenties maken het werk voortaan elke dag een stukje comfortabeler en leuker. Natuurlijk hoeft het cadeau voor Secretaressedag niet aan kantoor gerelateerd te zijn. Een leuk dagje uit is altijd een welkom cadeau, bijvoorbeeld in de vorm van een cadeaucheque, maar ook een attentie zoals parfum of een leuke film is al een mooi gebaar op Secretaressedag.