Je hebt het voortdurend druk. De zaken gaan immers goed. Dat betekent ook dat je niet altijd direct aan de telefoon kunt komen. Je wilt echter niets mislopen. Het is dan dus van belang dat bellers een boodschap voor je achterlaten. Dit kan je stimuleren door op de juiste manier je voicemail in te spreken. Aan de hand van een aantal tips kan je dit gemakkelijk doen. Je voorkomt dan onnodige problemen.
1. Niet te moeilijk
Wanneer je een zakelijke voicemail gaat inspreken, dan wil je natuurlijk niet dat het lastig wordt voor je bellers. Laat dus in iedere geval weten dat ze het juiste nummer hebben gedraaid door duidelijk je naam en het bedrijf waarvoor je werkt te zeggen. Stel verder ook geen eisen aan het bericht dat de beller achterlaat, naam en nummer achterlaten is voldoende. Op die manier kan je later gemakkelijk terugbellen. De toedracht wordt later wel duidelijk in een gesprek. Hoe meer je van een beller vraagt, hoe kleiner de kans dat deze een bericht achterlaat.
2. Goede opname
Zorg ervoor dat je duidelijk te verstaan bent. Dat doe je door een goed toestel te gebruiken, zoals een refurbished iPhone 7. Een stevig en stabiel toestel zorgt voor betere opnamekwaliteit. Ook een ruimte opzoeken die stil is zodat je ongestoord even je boodschap kwijt kunt. Het is belangrijk dat je goed te verstaan bent door de beller. Je wilt immers niet het risico lopen dat iemand afhaakt, alleen maar omdat ze er niet zeker van zijn dat jij het bent. Bovendien is het fijn om niet afgeleid te kunnen worden wanneer je je boodschap inspreekt. Door deze simpele voorwaarden is dat gemakkelijk te voorkomen.
3. Spreek duidelijk
Een andere voorwaarde waaraan je moet voldoen wanneer je een professionele voicemail wilt inspreken, is dat je te verstaan bent. Eerder kreeg je tips over de apparatuur die je gebruikt, bijvoorbeeld een goede iPhone 7, en de ruimte. Daarnaast is ook je eigen stemgeluid van belang. Spreek luid en duidelijk in als je je welkomstboodschap opneemt. Dit voorkomt veel misverstanden.
4. Het juiste moment
Je staat er misschien niet bij stil, maar je stemgeluid kan veel over je verraden. Ook wanneer je een boodschap inspreekt is dit het geval. Spreek je welkomstboodschap dus niet in als je je niet in orde voelt. Kies een moment waarop je lekker in je vel zit. Glimlachen wanneer je spreekt kan bijvoorbeeld ook heel veel helpen. Dit is namelijk door de luisteraar te horen. Een vrolijk stemgeluid nodigt uit tot inspreken.
5. Overleg met collega’s
Wat ook van belang kan zijn, is een richtlijn vanuit het bedrijf waar je werkt. Vaak is het goed om als werknemers allemaal ongeveer dezelfde boodschap te gebruiken. Dit maakt het bijvoorbeeld herkenbaar voor klanten die je van een collega moet overnemen. Bovendien kan op deze manier onderscheid worden gemaakt tussen een zakelijke telefoon en een privételefoon. Wanneer je een zakelijke welkomstboodschap hebt die herkenbaar is, dan stelt dit bellers ook direct meer op het gemak.