Het juiste ERP-systeem vinden voor jouw bedrijf is niet eenvoudig. Wat is ERP en wat is het beste ERP-systeem? Dat het iets met productiviteit en planning te maken heeft, wist je waarschijnlijk al. De systemen zijn echter zo divers en steeds gericht op andere bedrijfsnoden en -processen, dat een pasklaar antwoord nu eenmaal onmogelijk is. Toch hoeft dat niet te betekenen dat je geen geschikt ERP-systeem vinden kan, integendeel. Onderstaande vijf tips helpen jou ERP-systemen te vergelijken en het beste ERP-systeem voor jouw organisatie op te sporen.
Vertrek vanaf de eigen noden
Het zou bijna een uitspraak van John F. Kennedy kunnen zijn: vraag niet wat een ERP-systeem voor jou kan betekenen, maar ga na wat jij van een ERP-systeem verlangt. Het lijkt de logica zelve, maar toch zien we het maar al te vaak gebeuren. Een ERP-systeem kies je steeds in functie van de eigen noden, wensen en verlangens. De functionaliteiten van dat systeem dienen daar dan ook optimaal bij aan te sluiten. Zo zal een groothandelaar kiezen voor een ERP-systeem met een focus op voorraadbeheer, terwijl men in de bouw eerder zal gaan voor een ERP-systeem met een focus op materiaalplanning. Logisch, toch?
Ga na welke ondersteuning ieder ERP-systeem biedt
Ongeacht of je kiest voor een branchespecifiek of een algemeen ERP-systeem: de implementatie ervan is lang niet altijd eenvoudig. Het gaat telkens om een ander systeem dat op een andere manier met zich laat werken. Tenzij je over een ervaren partner beschikt die jou een handje kan helpen, zal de support desk van de ERP-leverancier vaker wel dan niet een reddende engel zijn. Ga daarom steeds na of support al dan niet in de prijs begrepen is en welke diensten zij verlenen. In geval van problemen wil je nu eenmaal op een hulplijn kunnen rekenen…
Kies in functie van de bedrijfsgrootte
Als zzp’er is de bedrijfsvoering meestal nog eenvoudig te overzien en heb je geen ERP-systeem nodig. Anderzijds is een ERP-systeem er ook niet alleen voor het grootbedrijf. Ook mkb’ers kunnen tegenwoordig beroep doen op gespecialiseerde ERP-systemen. Het gaat om een gelijkaardige opbouw maar met een focus op andere behoeften. Daarom is het belangrijk om het ERP-systeem te kiezen in functie van de bedrijfsgrootte.
Ga de geschiktheid van de eigen hardware na
Er zijn nog steeds veel bedrijven die voor on-premise ERP-software kiezen. Voorwaarde is natuurlijk wel dat dat voor de eigen hardware geen belemmering vormt en de IT-afdeling ook het onderhoud kan uitvoeren. Mogelijks zal je de IT-afdeling onder handen moeten nemen om alles vlot te laten verlopen. Gaan daar te grote kosten mee gemoeid? Dan zal het meestal interessanter zijn om te kiezen voor een ERP-systeem in de cloud, zo ontlast je de eigen IT-afdeling. Houd ook hiermee rekening tijdens het keuzeproces.
Vergelijk leveranciers en prijzen
Op het internet zijn er talloze tools beschikbaar om ERP-systemen te zoeken en te vergelijken. Een voorbeeld daarvan is erpoverzicht.nl. Zo kan je zelf aanduiden welke functionaliteiten niet mogen ontbreken, hoeveel budget je per gebruiker wilt vrijmaken en wat het totale budget voor het ERP-systeem is. Vertrouw wel niet blindelings op dergelijke vergelijkingstools maar neem ook zelf even contact op met ERP-leveranciers om een en ander te bespreken. Soms moet die ‘klik’ er nu eenmaal gewoon zijn.