De afgelopen maanden hebben we massaal thuis gewerkt, maar daar begint langzaam verandering in te komen. Het advies luidt op dit moment al dat thuiswerkers weer één dag terug naar kantoor mogen, dus kunnen we ons gaan opmaken voor een (gedeeltelijke) terugkeer. Er zitten echter nogal wat haken en ogen aan door de geldende restricties. Met deze 5 tips leid je het terugkeren in goede banen.
1. De werkplek
Een van de belangrijkste zaken waar rekening mee dient te worden gehouden is de werkplekken. Er zijn verschillende opties om die coronaproof te maken. Allereerst kunnen de bureaus op 1,5 meter afstand van elkaar worden gezet, maar medewerkers zouden ook om en om kunnen zitten. Daarnaast is plexiglas een mogelijkheid, wat je in winkels momenteel al vaak terugziet. Flexplekken zijn waarschijnlijk voorlopig verleden tijd, want dit vergt veel inspanning om dit constant ontsmet te houden.
Omdat het kantoor door de maatregelen waarschijnlijk aan capaciteit door verliest, zal het in de nabije toekomst nog steeds het handigst zijn als medewerkers af en toe thuiswerken. Sommige bedrijven maken gebruik van apps waarbij werknemers een plek kunnen reserveren. Is er geen plek meer, dan werkt diegene thuis. Ook kun je er simpelweg voor kiezen om het personeel op te splitsen in groepen, die afwisselend op kantoor en afwisselend thuis werken. Waar de een het thuiswerken toejuicht wordt de ander weer gelukkig van werken op kantoor, dus het kan altijd goed zijn om hierover te praten en het schema daarop in te richten.
2. Zet voldoende desinfectiemiddelen neer
Een belangrijk wapen in de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus is het desinfecteren. Een goede handgel doodt bijna alle bacteriën op de handen. Het is dan ook essentieel dat er voldoende desinfectiemiddelen op kantoor aanwezig zijn. Zet daarom het liefst op elke werkplek en op andere openbare plekken als de koffieautomaat handzeep, desinfectiegel en tissues neer.
3. Maak gebruik van audiovisuele middelen
Thuiswerken bracht nogal wat veranderingen met zich mee. Waar we voorheen met z’n allen in de vergaderzaal zaten, moesten we dit nu opeens via videobellen doen. Ook de terugkeer naar kantoor vergt weer aanpassingen. De vergaderzaal kan voorlopig nog niet volledig worden benut, dus moeten er nieuwe oplossingen worden gezocht. Het gebruik van audiovisuele middelen kan daarbij goed van pas komen. Door een livestream op te zetten kan een klein groepje fysiek bij de vergadering aanwezig zijn, terwijl de rest het live via hun laptop of computer bijwoont. Om het jezelf gemakkelijk te maken, kun je een specialist inschakelen die de nodige apparatuur voor het livestreamen kan opzetten. Met de hulp van een bedrijf als av specialist GISB krijg je het beste beeld en geluid. Op afstand vergaderen zullen we in de toekomst sowieso alleen nog maar meer gaan zien, dus de investering loont ook na coronatijden.
4. Nieuwe vorm van lunchpauzes
Hoewel de helft van werkend Nederland het thuiswerken als positief ervaarde, was er één ding wat vaak werd gemist: het persoonlijk contact. Een gezamenlijke koffiepauze via Zoom is toch niet helemaal hetzelfde. Voor veel mensen is het sociale gedeelte dan ook het grote voordeel van de terugkeer naar kantoor. Lunchpauzes zullen echter een andere invulling moeten krijgen omdat de 1,5 meter afstand moet worden gewaarborgd. Het is misschien verleidelijk om lunchpauzes voorlopig helemaal af te schaffen, maar dit is juist iets wat veel medewerkers waarderen. Probeer allereerst om de plek waar de lunchpauzes worden gehouden zo in te richten dat aan de regels kan worden voldaan. Lukt dat niet, dan is het een optie om lunchpauzes op verschillende tijden te organiseren. Kleine groepjes kunnen dan tegelijkertijd lunchpauze houden.
5. Zorg voor goede voorlichting
Naast de aanpassingen die worden toegepast, is het ook van belang dat de medewerkers goed op de hoogte zijn. En dat kan worden bereikt door goede voorlichting. Het is allereerst handig om zelf op papier te zetten wat precies de maatregelen zijn en wat het geldende protocol is. Dit moet vervolgens duidelijk aan de medewerkers worden gecommuniceerd. Je kunt de belangrijkste regels uitprinten en op plekken die voor iedereen zichtbaar zijn ophangen, zodat mensen eraan blijven worden herinnerd. Het is bijvoorbeeld cruciaal dat mensen hun handen regelmatig wassen en dat iedereen die verkoudheidsverschijnselen vertoont thuisblijft.
