Dat het belangrijk is om vaak met je medewerkers samen te zitten, hoeven we vast niet meer te benadrukken. Een goede samenwerking is dan ook een cruciale stap bij het behalen van gezamenlijk succes. Volgens Youmeet vergaderen we dan ook ongeveer een kwart van onze werktijd. Aan het belang van het kiezen van een geschikte vergaderruimte dient wel nog enige aandacht geschonken te worden. Wij lijsten de belangrijkste zaken op waar je maar beter op let bij het kiezen van een geschikte externe vergaderlocatie.
Wat is de doelstelling van de vergadering?
Vergaderingen worden vastgelegd om uiteenlopende redenen. Dit kan gaan van overleg over de opstart van een project tot brainstormsessies, marketingvergaderingen, productevaluaties en overleg met enkele stakeholders. Logischerwijs zullen ze stuk voor stuk andere vergadertechnieken én -locaties vereisen. Vooraf omlijn je dus best ook al de verwachtingen die de vergadering typeren. Het belang van de vergadering kan bovendien ook nog eens extra in de verf worden gezet door op een externe locatie te vergaderen.
Het is bovendien steeds belangrijk om vooraf reeds een bepaald budget in te calculeren voor ieder type vergadering. Zo is ook dat alvast duidelijk.
Bereikbaarheid en parkeermogelijkheden
Wanneer je op zoek gaat naar een vergaderlocatie, is het cruciaal dat deze voor alle deelnemers vlot bereikbaar is. De af te leggen afstanden en de toegankelijkheid via het openbaar vervoer nagaan, is onmisbaar. Net zoals het eventueel reserveren van voldoende parkeerplaatsen. Een centraal gelegen locatie vinden tussen de verschillende vestigingen is en blijft toch het streefdoel. Niet voor niets is voor een vergaderruimte Utrecht populairder dan ooit tevoren.
Voorzieningen en draadloos internet
Uiteraard moet ook de vergaderruimte zelf aan onze eisen voldoen. Tegenwoordig is draadloos internet bijvoorbeeld onmisbaar geworden. Voorts ga je best even na of de locatie over de gewenste vergaderaccommodaties beschikt. Denk hierbij maar aan zaken zoals projectieschermen maar ook aan een microfoon, een whiteboard, airconditioning en andere technische aspecten. Ook de grootte van de ruimte en de sanitaire voorzieningen zullen van belang zijn. Door je vooraf goed te informeren voorkom je alvast onaangename verrassingen.
Een bijzondere locatie voor bijzondere resultaten
Bij iedere fase van de vergadering iets bijzonders, uitdagends of nieuws toevoegen, is geen eenvoudige opgave. De praktijk leert ons eveneens dat de sfeer die de locatie uitstraalt van groot belang is. Zo zien we steeds vaker vergaderingen opduiken op een boot, in een bos of zelfs in een feeëriek kasteel. Op een bijzondere locatie vergaderen kan dan ook inspirerend werken. Ook een vergadering linken aan een teambuilding helpt bij het creëren van creatieve ideeën. Ideaal voor een brainstormsessie!
Eten en drinken
Ten slotte kan een goede en bevredigende vergadering niet zonder een drankje en een hapje. Dit kan je eventueel laten voorzien door een cateraar maar je kan ook zelf op zoek gaan naar een fijn restaurant in de buurt. Een goed gevulde maag helpt nu eenmaal om sneller tot de gewenste resultaten te komen!