Een strategische sessie, productlancering of personeelsfeest: bedrijfsevenementen zijn er in allerlei soorten en maten. En het zelf organiseren van een evenement is lang niet altijd eenvoudig. Hier komt immers van alles bij kijken. Het succes van je event is daarbij vooral afhankelijk van de juiste doelstelling en een goed stappenplan. In dit blogartikel geven we je vijf tips waarmee jouw evenement onvergetelijk wordt.
Wat wil je bereiken?
Zorg voor een goede basis. Een succesvol bedrijfsevenement organiseren, begint met rustig nadenken over een aantal belangrijke dingen. Wat wil je graag bereiken met het evenement? Waarom organiseer je het? Gaat het om teambuilding, een goede brainstormsessie met verfrissende nieuwe ideeën of een bedrijfsfeest voor personeel dat zich meer verbonden moet gaan voelen met het bedrijf? Ook zijn praktische details, zoals de doelgroep en het aantal gasten, belangrijk om op een rijtje te hebben. Stem van tevoren dus goed af wat voor soort bedrijfsevenement je wilt gaan organiseren.
Maak een planning…
Klinkt logisch, maar het maken van een gedegen planning is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Of het nu gaat om een klein of groot evenement, er komt heel wat kijken bij de organisatie ervan. Maak dus altijd een draaiboek met alle organisatorische details en een stappenplan. Zo weet je zeker dat je niets vergeet en kun je het overzicht beter bewaren. Ook weet iedereen die betrokken is bij het organiseren van het event precies wat er van hem of haar wordt verwacht. Bovendien is het handig als back-up, want het evenement moet natuurlijk ook kunnen doorgaan wanneer de leider onverhoopt ziek wordt. Een evenementenorganisatie kan je hierbij helpen!
Kies de juiste locatie voor je evenement
De juiste locatie is natuurlijk allesbepalend voor een geslaagd evenement. Een goede locatie bepaalt namelijk in belangrijke mate de sfeer van je event. Natuurlijk is een leuke en mooie locatie belangrijk, maar deze moet vooral goed zijn afgestemd op de doelgroep en doelstellingen. Ook moet de locatie goed bereikbaar zijn en voor iedereen toegankelijk.
Zorg voor de juiste catering
De catering vormt een belangrijk onderdeel van je bedrijfsevenement. Of je nu een borrel organiseert of intensieve brainstormsessie, hapjes en drankjes zijn altijd welkom. Vergeet hierbij echter niet om rekening te houden met bijvoorbeeld vegetariërs of mensen met allergieën. Denk ook aan de werknemers die vanwege hun geloof bepaalde producten niet eten. Vraag dus altijd van tevoren aan de genodigden wie er bijvoorbeeld geen vlees eet of een notenallergie heeft. Op deze manier kun je de catering op de juiste wijze afstemmen op alle gasten.
Nodig iedereen op tijd uit
De eerste indruk van je uitnodiging moet je gasten prikkelen en ervoor zorgen dat ze zin hebben om te komen. Zorg bijvoorbeeld voor een uitnodiging met teaser, maar waarbij je nog niet alles vertelt wat er die dag op de planning staat. Daarmee wakker je de nieuwsgierigheid van mensen aan. Ook niet onbelangrijk: verstuur je uitnodigingen ruim op tijd zodat mensen de tijd hebben om te reageren en eventueel die dag vrij kunnen houden in hun agenda.
Last but not least: denk ook even aan eventuele vergunningen. In sommige gevallen moet je een vergunning aanvragen voor je evenement. Bijvoorbeeld wanneer je tot laat buiten muziek wilt draaien of tenten wilt plaatsen op een landgoed. Neem dus altijd even contact op met de lokale gemeente om dit na te vragen. Besteed je het organiseren van je event uit aan een evenementenorganisatie? Dan regelen zij dit voor je.