Heeft u regelmatig een rommelige werkplek? Dan is het ongetwijfeld ook regelmatig ontzettend druk in uw hoofd. En omdat u zoveel te doen heeft komt het opruimen van uw werkplek wel op de laatste plaats. Echter kan een opgeruimd kantoor veel onrust en chaos voorkomen. Een schone werkplek zorgt er namelijk bij veel mensen voor een productiever en creatiever werkproces. Genoeg reden dus om toch even tijd te nemen om uw werkplek op orde te brengen. Hieronder leest u enkele tips.
Clean desk policy is een must
Niet iedereen zal er blij mee zijn, maar het invoeren van een clean desk policy is voor een moderne onderneming echt een must. Zo zorgt het voor een representatieve en professionele uitstraling voor klanten of relaties die langskomen. En werkt u met flexibele werkplekken? Dan is het voor werknemers wel zo fijn om niet in de rommel van een collega te zitten. Tot slot leidt het tot overzicht, rust en focus waardoor iedereen productiever te werk kan gaan.
Bij een clean desk policy is het de bedoeling dat iedereen zijn of haar eigen werkplek netjes en geordend houdt. Aan het eind van de dag zijn alle notities, papieren en schrijfmaterialen opgeruimd. Met onderstaande tips kunt u eenvoudig een geordend kantoor realiseren.
Berg alle spullen netjes op
Wilt u een opgeruimde werkplek? Maak het uw werknemers zo eenvoudig mogelijk om spullen op te bergen. Zo is er ook een plaats nodig voor documenten, notities en rondslingerende kantoorspullen. Zorg er daarom voor dat iedere werknemer zijn of haar eigen kastje of mandje voor opslag heeft. En plaats voldoende prullenbakken zodat afval en prulletjes zonder moeite direct weggegooid kunnen worden.
Ga slim om met papier
Hoe minder documenten op papier, hoe minder er opgeruimd of opgeborgen hoeft te worden. Niet iedere presentatie of memo hoeft geprint te worden. Stimuleer het verspreiden en bewaren van digitale documenten. Natuurlijk is het niet mogelijk om alle documenten digitaal te bewaren. Het papierwerk dat u heeft kunt u het beste ordenen en opbergen in archiefmappen.
Eigendommen markeren
Rondslingerende nietmachines, archiefmappen die geen bestemming hebben of een laptop die zich op de verkeerde afdeling bevindt. Op een ongeorganiseerde werkplek komt dit regelmatig voor. Het gevaar hiervan is dat belangrijke documenten of producten in verkeerde handen komen. Zorg daarom dat u voor alles een plek heeft om het op te bergen en dat de spullen gemarkeerd zijn. Op die manier voorkomt u dat een belangrijk voorwerp of document op de verkeerde plek terecht komt. Ook is het aan te raden om belangrijke zaken te verzegelen met beveiligingsstickers om zo diefstal of misbruik te voorkomen.
Breng orde aan in de werkprocessen van uw medewerkers door orde aan te brengen in de werkomgeving. Ga aan de slag met een clean desk policy en u zult zien dat het vele voordelen oplevert. In het begin zal niet iedereen hier voorstander van zijn, maar na verloop van tijd zult u zien dat men minder tijd aan het zoeken is en productiever aan het werk is.