Intermediair Worldmeetings bundelt uitkomsten workshop in whitepaper – Bedrijven die regelmatig meetings en events organiseren, kunnen nog veel verbeteren met betrekking tot de organisatie van bijeenkomsten. Het overgrote deel heeft geen heldere richtlijnen hiervoor opgesteld. Dit blijkt uit een workshop over ‘Resultaatgerichte Eventplanning’ die werd georganiseerd door Worldmeetings, marktleider op het gebied van strategisch meeting management. Meer dan dertig professionals uit de evenementenindustrie bespraken de do’s en don’ts van hun vak.
Voor planners en boekers maakte de intermediair een whitepaper vol tips en adviezen. ‘Hoe organiseer ik een succesvol event?’ – Tips & Tricks van en voor professionele boekers’ is gratis te downloaden via deze link.
Van de eerste slagen maken in een draaiboek, tot aan het succesvol evalueren achteraf: er komt veel kijken bij het organiseren van een meeting, zo komt uit de workshop naar voren. Dat houdt niet op bij het boeken van een locatie. “Uiteindelijk is het organiseren van een event geen walk in the park”, merkt facilitator/dagvoorzitter Ingrid Rip van InControl of Events op tijdens de wrap-up van de verschillende sessies. Het uitwisselen van tips en het delen van ervaringen kan daarom van toegevoegde waarde zijn.
Organiseren is geen solotaak
Iedere professional die zich bezighoudt met de organisatie van vergaderingen en evenementen doet dit op een andere manier. Boekers staan er idealiter nooit alleen voor, hoewel de organisatie soms wel alleen in hun handen ligt. Er zijn echter tal van tools en websites die meeting professionals kunnen ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten.
Kansen
De markt van vergaderingen en events blijft in beweging en dus groeit de noodzaak voor resultaatgerichte eventplanning. Bob Pieterson, oprichter en directeur van Worldmeetings: ‘Er zijn nog volop mogelijkheden om te innoveren en om een verbeterde efficiency met betrekking tot vergaderingen en evenementen voor onze opdrachtgevers te realiseren. Daarbij kijken wij niet alleen naar oplossingen om meetings te stroomlijnen, maar ook naar onder meer kostenbesparingen, transparantie in uitgaven en centrale inkoop bij locaties. Een meeting is meer dan het samenzijn van mensen. Het is een moment van afstemming, van inspiratie en een moment waarin koers gezet wordt naar de toekomst.“.
De workshop over ‘Resultaatgerichte Eventplanning’ is onderdeel van het 25-jarig bestaan van Worldmeetings. Het gehele jaar vinden er diverse festiviteiten plaats voor medewerkers, opdrachtgevers en locaties. De volledige whitepaper over ‘Resultaatgerichte Eventplanning’ is te downloaden via deze link.
