Bij een businessmeeting draait het altijd om de juiste voorbereiding. De eerste businessmeeting is meestal bedoeld om een potentiële klant te overtuigen, om alvast te onderhandelen en een goede deal te sluiten. Het is belangrijk om het onderste uit de kan te halen. Het draait daarbij niet alleen om voorbereiding op de inhoud van het gesprek, maar het is ook belangrijk welke zakelijke look men kiest.
De belangrijkste tips
De juiste uitstraling is belangrijk. Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat betekent dat men zal moeten uitzoeken hoe hij of zij de meest ideale gesprekspartner kan zijn. Een goede voorbereiding op de inhoud is dus belangrijk. Weet wie de gesprekspartner precies is, ken de ins- en outs van het onderwerp en trek niet te veel de aandacht. Dit is ook de reden waarom men even stil moet staan bij de kleding die hij aantrekt naar een eerste businessmeeting. Zo zijn er kleuren die veilig zijn en kleuren die te gewaagd zijn voor een zakelijk gesprek.
Wees voorbereid
Ten eerste: wees goed voorbereid. Daarom is het belangrijk onderzoek te doen naar de gesprekspartner of gesprekspartner. Weet wie de gesprekspartner is en wat de focus van deze persoon is. Tegenwoordig hebben de meeste gesprekspartner sociale media. Daarmee is al duidelijk te stellen welke opvattingen en uitstraling een gesprekspartner heeft. Dat geldt ook voor het taalgebruik. Met name of de gesprekspartner heel formeel of juist informeel is, speelt een belangrijke rol. Het is dus belangrijk om het gedrag van de gesprekspartner correct te spiegelen.
Kies een goede outfit
Goed voor de dag komen is belangrijk bij een eerste businessmeeting. Het is immers zaak om een goede indruk te maken. Zakelijke en representatieve kleding helpt hierbij. De meeste businesspartners kijken naar de kleding en beslissen dan al of iemand de deal krijgt of niet.
Wat in in ieder geval belangrijk is voor een zakelijke look: nette kleding die kreukvrij is, draag rustig ogende kleding en kies voor kleding die comfortabel zit. Maak de look af met nette schoenen en eventueel een stijlvolle jas plus wat accessoires.
Kies in ieder geval niet voor de vrijetijdslook, ook als het bedrijf minder formeel is. Een shirt met prints en een spijkerbroek met gaten is uit den boze. Kies bij een minder formeel bedrijf als man bijvoorbeeld voor een zwart t-shirt en een grijze spijkerbroek. Kies niet voor een zwart pak, maar voor donkergrijs of donkerblauw. Houd daarbij rekening met de veilige kleuren.
Kleuren stralen namelijk een bepaald gevoel uit. Grijs, donkergrijs, blauw, donkerblauw en lichtblauw zijn kleuren die zakelijk goed passen. Minder veilige kleuren zijn zwart, wit, groen, bruin, rood of donkerrood. Donkerrood straalt bijvoorbeeld negativiteit en arrogantie uit.
De minst veilige kleuren zijn de felle kleuren zoals paars, oranje, geel en roze. Deze kleuren stralen weliswaar uit dat iemand creatief, inspirerend en stimulerend is, maar vaak wordt dit gezien als te veel van het goede bij een eerste businessmeeting.
Laat de gesprekspartner uitspreken
Niets is zo vervelend als een gesprek waarin de gesprekspartner elkaar niet uit laat spreken. Met andere woorden: is de ander aan het woord, dan is het zaak om te luisteren. Het kan best voorkomen dat er tijdens het gesprek iets duidelijk wordt waar de meningen over verschillen. Kom niet in de verleiding om de gesprekspartner te onderbreken, maar laat diegene uitspreken. Wacht dus totdat het hele verhaal compleet is. Onderbreken is niet alleen onbeschoft, maar toont ook aan dat de interesse in een verhaal niet wederzijds is.
Neem rustig de tijd om te antwoorden
Een goed gebalanceerd antwoord kost even tijd. Luister daarom goed naar wat de gesprekspartner te vertellen heeft. Onderbreken is uiteraard uit den boze, maar meteen antwoord geven laat zien dat er al van tevoren over nagedacht is, of dat het antwoord voortkomt uit een opwelling. Een goed antwoord formuleren kost tijd. Luister daarom naar het hele verhaal en wees even stil. Maak daarna een passend antwoord.
Niet te veel praten
Sommige mensen zijn zenuwachtig voor hun eerste businessmeeting en klappen daardoor dicht. Anderen praten juist honderduit over hun favoriete onderwerp. Wees daarom niet te veel aan het woord en probeer een goede balans te vinden. Luisteren en spreken moeten ongeveer evenveel tijd innemen. Zo hebben beide partijen de mogelijkheid om zichzelf kenbaar te maken.
Luisteren, antwoorden en vertellen
Bij een gesprek staan drie zaken centraal: luisteren naar wat de gesprekspartner te zeggen heeft, formuleer daarna een antwoord en verklaar het antwoord daarna. Dit wordt ook wel eens ‘SEXI’ genoemd: Statement, Explain & Illustration. Het is best mogelijk om het ergens oneens mee te zijn. Het is beleefd om dan te wachten totdat de persoon is uitgesproken. Maar reageer eerst op het verhaal in het algemeen. Geef duidelijk antwoord op de vraag. Ga daarna pas door met het ingaan op punten waarover men het niet eens is.